Wakhinuddin’s Weblog

Mekanisme dan Sistem Kerja Konsultan MONEV

Wakhinuddin

Mekanisme dan sistem kerja Konsultan dalam Pekerjaan Konsultan Independen Monitoring dan Evaluasi Program yang akan disampaikan dalam hal ini adalah usulan Konsultan terhadap pelaksanaan kegiatan agar dapat berjalan secara efektif, efesien dan sistematis. Fokus utama Konsultan adalah menyajikan metodologi pada “kegiatan-kegiatan pokok dalam pelaksanaan kegiatan” yang menurut pandangan konsultan sangat signifikan terhadap keseluruhan proses Pelaksanaan maupun keberhasilan monitoring dan evaluasi program yang dilaksanakan oleh Direktorat Pembinaan SMP.

Skema Pelaksanaan Pekerjaan

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bahwa lingkup kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Konsultan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan kajian awal terhadap kebutuhan kegiatan terkait dengan tujuan, sasaran, dan mekanisme pelaksanaan dari berbagai sumber yang relevan atau aturan-aturan formal lainnya yang terkait.
2. Menetapkan tolok ukur (indikator) keberhasilan yang akan dimonitor dan dievaluasi berdasarkan target atau sasaran yang telah ditetapkan.
3. Mengembangkan berbagai alat bantu (tools) monitoring dan evaluasi untuk memperoleh data yang menggambarkan kondisi di lapangan, antara lain dapat berupa panduan observasi, kuesioner, format laporan, termasuk dalam memanfaatkan Sistem Informasi Pelaporan berbasis komputer.
4. Melakukan sosialisasi dan pelatihan kepada Tim Monitoring dan Evaluasi dalam rangka koordinasi, pemahaman dan penyamaan persepsi terhadap program agar dapat diketahui dengan jelas tugas dan tanggungjawabnya dalam pelaksanaan pekerjaan.
5. Melakukan kunjungan lapangan dan pengumpulan data-data yang diperlukan dari sumber-sumber yang telah ditetapkan, baik berupa data primer maupun data sekunder.
6. Melakukan pengolahan dan analisis data dan kajian yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan.
7. Menyususn rekomendasi untuk meningkatkan kinerja atau hasil pelaksanaan kegiatan dalam rangka penyempurnaan pelaksanaan kegiatan berikutnya.

Pekerjaan ini akan dilaksanakan dalam jangka waktu 5 bulan, sehingga dalam skema pelaksanaan yang akan dilakukan oleh Konsultan dalam mengawal pekerjaan harus direncanakan dengan matang dengan tetap mempertimbangkan faktor-faktor yang berpengaruh dalam pelaksanaan pekerjaan nantinya dan keterbatasan waktu pelaksanaan yang hanya 5 bulan.

MONITORING DAN PENGUKURANNYA

Wakhinuddin

(Tim Monev PT. AP – Dir. Pembinaan SMP)

Kegiatan monitoring secara umum bertujuan untuk menjamin keberhasilan program dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara khusus tujuan monitoring adalah untuk :

1. Mengetahui perkembangan pelaksanaan program dan permasalahannya di lapangan, serta upaya untuk pemecahan/penyelesaian masalah dalam rangka penyempurnaan dan pengambilan kebijakan selanjutnya.
2. Melihat kinerja pelaksanaan program dari seluruh aspek (teknis, legalitas/administrasi dan keuangan) sebagai bahan untuk meningkatkan kinerja selanjutnya.

Dalam kegiatan monitoring ini, diperlukan tolok ukur/indikator kinerja yang akan dimonitor yang dikembangklan berdasarkan target-terget pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dari indikator yang kembangkan tersebut, selanjutnya dalam proses monitoring akan dinilai apakah telah sesuai atau terjadi penyimpangan. Bila terjadi penyimpangan, maka perlu digali informasinya mengapa hal itu terjadi. Dari penilaian inilah kemudian timbul koreksi yang perlu dilakukan oleh para pelaksana dan pengambil kebijakan.

Tolok ukur/indikator kinerja adalah variabel yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keadaan atau status dan memungkinkan dilakukannya pengukuran terhadap perubahan-perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu. Indikator kinerja berperanan sentral didalam proses monitoring pelaksanaan program. Indikator kinerja yang akan dipantau yang dapat bersifat kuantitatif, tetapi bisa juga kualitatif, sehingga indikator mempunyai fungsi untuk :

1. Memperjelas apa, bagaimana dan dimana yang akan diukur.
2. Menciptakan kesepakatan/konsensus untuk menghindari interpretasi yang salah dan menghindarkan diskusi selama pelaksanaan kegiatan.
3. Membangun dasar dalam pelaksanaan kegiatan dan merupakan acuan dalam penyusunan daftar pertanyaan/apa yang akan ditanyakan.

Dengan demikian, maka Indikator kinerja dapat menentukan :

1. Kuantitas (jumlah dalam satuan ukuran seperti berat, panjang, lebar, isi).
2. Kualitas (menunjukkan mutu seperti unggul, baik, buruk, dan sebagainya.).
3. Target/kelompok sasaran (siapa yang akan dinilai, obyek yang akan diukur, biasanya merupakan sumber informasi).
4. Waktu/periode (kapan dilakukan).
5. Tempat (dimana akan dilakukan).

Secara khusus, Indikator harus memenuhi syarat sebagai berikut :

1. Sesifik dan jelas bagi semua pembaca/tidak ada kemungkinan salah interpretasi.
2. Dapat diukur secara obyektif, yaitu dua orang yang mengukur indikator mempunyai kesimpulan yang sama.
3. Dapat dicapai, artinya indikator itu wajar sehingga dapat dicapai oleh kegiatan program dan menjelaskan bagaimana cara mengukurnya.
4. Relevan/substantive, yaitu harus menangani aspek-aspek obyektif yang relevan.
5. Harus mampu menangkap perubahan yang terjadi baik yang tangible (nyata, dapat diraba) maupun yang intangible (tidak nyata, abstrak).

Dalam pengembangan indikator kinerja, hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

1. Indikator jangan menjadi output kegiatan, karena indikator hanya merupakan alat ukur.
2. Indikator harus menentukan penggunaan output kegiatan oleh penerima langsung atau yang dituju.
3. Setiap indikator harus mengandung fakta, dapat dibuktikan dan berkaitan dengan obyektif yang dimaksud.
4. Setiap indikator harus bersifat spesifik dalam hal jumlah dan waktu.
5. Jika dikumpulkan, indikator-indikator harus menguraikan semua aspek yang penting dari tujuan yang akan dicapai.
6. Pengumpulan data-data indikator harus direncanakan sejak awal pelaksanaan (termasuk data dasar).
7. Sumber informasi indikator harus dapat diakses dan dipercaya.

TABEL : MATRIK PENGEMBANGAN INDIKATOR KINERJA

Monitoring pelaksanaan program dapat dilaksanakan memalui beberapa metode, antara lain sebagai berikut :

1. Monitoring melalui laporan kemajuan (progess report). Monitoring dilakukan berdasarkan laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan (monitoring indikator) dan laporan kemajuan penyerapan dana yang berbasis komputer dengan pemanfaatan aplikasi perangkat lunak (software) (secara detail akan dijelaskan dalam pengembangan sistem pelaporan). Komponen utama yang tertuang dalam laporan kemajuan terdiri dari :
   1. Daftar tujuan dan aktivitas pelaksanaan yang telah dilakukan.
   2. Kemajuan kegiatan dalam bentuk persentase dan rupiah.
   3. Identifikasi permasalahan di lapangan, khususnya terhadap kegiatan yang terlambat atau tidak sesuai dengan yang direncanakan.
   4. Rencana kerja pada periode berikuitnya dan usulan perubahannya (jika ada)
   5. Hal-hal yang perlu tindak lanjut, khususnya menyangkut kunjungan berikutnya
   6. Narasi laporan yang menjelaskan variasi yang terjadi terhadap pencapaian target dan tindak lanjut menyelesaian masalah.
2. Monitoring melalui kunjungan lapangan (field visits). Monitoring dilakukan dengan melakukan kunjungan lapangan secara regular di lokasi kegiatan dalam rangka melihat proses pelaksanaan kegiatan. Kunjungan lapangan akan menyediakan informasi secara kuantitatif dan kualitatif yang tidak dijelaskan dalam laporan kemajuan. Kunjungan lapangan harus direncanakan berdasarkan beberapa pertimbangan :
   1. Elemen-elemen kegiatan dari rencana kerja pediode berjalan.
   2. Identifikasi/isu permasalahan dari kunjungan sebelumnya yang perlu tindak lanjut.
   3. Kunjungan lapangan dipandu dan dilaksanakan oleh Tim Teknis (Counterpart).
3. Pemanfaatan hasil temuan dan penyediaan umpan balik (feedback). Temuan hasil monitoring akan digunakan dalam membuat kebijakan program. Untuk hal-hal tertentu dapat dugunakan dalam rangka pemberian umpan balik kepada pengelola di tiap tingkatan. Selanjutnya, hasil monitoring (termasuk laporan kunjungan lapangan) harus dibuat ringkasannya dan didiskusikan dalam rangka kaji ulang (review) pelaksanaan kegiatan dan menjadi bahan dalam penyusunan laporan selanjutnya. Rekomendasi terhadap revisi/penyempurnaan pelaksanaan kegiatan harus tertuang dalam rencana kerja (action plan) periode berikutnya.